Durch Arbeitsteilung, Wertewandel und zunehmende Dynamik allgemein, und bei Großinvestitionen besonders, ist die Komplexität bei Bauwerken gerade in den letzten Jahren so gewachsen, dass ihre Handhabung zur Managementaufgabe geworden ist. Das Problem der Führung heutiger Projekte ist die seit den 50er Jahren des vergangenen Jahrhunderts exorbitant gewachsene Komplexität. Damit versagen alte Denkweisen und Arbeitstechniken.
Die Handlungsbereiche des Immobilienprojektmanagements, die in den einzelnen Phasen des Projektes eine unterschiedliche Bearbeitung bzw. Bearbeitungstiefe erfordern, sind:
- Management der Informationen
- Management der Qualität und Quantitäten
- Management der Kosten und Finanzen
- Management der Abläufe, Termine und Logistik
- Management der Verträge und der Versicherungen
Nicht phasengebunden sind die, in ihrer Entwicklung vom Groben zum Feinen alles überlagernde projektspezifische Organisation und Koordination sowie die im Projektverlauf entstehende Dokumentation. Diese Elemente müssen in den fünf Handlungsbereichen jeweils mitbehandelt werden.
Abb. 1: Phasen der Projektabwicklung und Handlungsbereich
Im Interesse eines logischen Handlungsstranges müssen die im Zusammenhang mit der Steuerung eines Projektes notwendigen Tätigkeiten der Objektplaner und die originären Tätigkeiten des Projektsteuerers in den einzelnen Handlungsbereichen im Projektdurchlauf beschrieben werden.
Die Leistungen der Objektplaner sind von den damit beauftragten Architekten und Ingenieuren zu erbringen. Sie sind aber vom Projektmanager anzustoßen, auf Plausibilität zu prüfen und zu überwachen.
Dem Projektstart (Bedarfsplanung) ist besondere Aufmerksamkeit zu widmen.
Projekte (egal welcher Art) laufen in einer hierarchischen Reihenfolge ab:
- Ziele definieren,
- Objekt / Projekt strukturieren,
- Ablaufplanung / Produktionsrichtung,
- Gebrauch gängiger (meist EDV-) Werkzeuge.
Wer diese Abfolge nicht einhält – und bei jeder Änderung auch nur eines Parameters nicht erneut durchläuft – kommt zu falschen Planungsergebnissen.
Produktionsrichtung und Produktionsfolge auf der Baustelle sind bestimmend für die davor liegende Ausschreibungs- und (Ausführungszeichnungs-) Planungsphase. Durch Rückwärtsrechnung werden die Zeitfolgen der davor liegenden Planungsphase bestimmt.
Mangelnde Qualität eines Teammitglieds trifft alle Teammitglieder.
Chaotische Arbeitsweise trifft zwar in erster Linie die eigene Organisation, aber auch alle im Projekt mitarbeitenden Fachplaner und ausführenden Firmen. Der Arbeitsfluss der beteiligten Partner wird immer wieder gehemmt. Hier entstehen immer wieder immense volkswirtschaftliche Verluste.
Alle Projektaktivitäten sind im Hinblick auf deren Ergebnisse so zu gestalten, dass sie der Forderung des Managements nach hoher Wertschöpfung genügen bei gleichzeitiger Kundenzufriedenheit.
Daraus folgt, dass Projekte effektiv (richtig) und effizient (wirtschaftlich [in der kürzest möglichen Zeit, mit geringst möglichen Kosten, in der geforderten Qualität]) bearbeitet werden bei gleichzeitiger Mitarbeiterzufriedenheit. Die Zusammenarbeit in Projekten muss so organisiert sein, dass mit einem Minimum an Aufwand ein Optimum an Erfolg erzielt wird.
Erreicht werden kann das durch die im folgenden Bild dargestellten Strukturen, Arbeitsabläufe, Bearbeitungsmethoden und Werkzeuge.
Abb. 2: Struktur der Projektbearbeitung
Projekte sind auf der Grundlage einheitlicher Datenstrukturen zu bearbeiten, die offen und durchschaubar sind und sich auf die Dinge konzentrieren, die das Projekt ins Ziel bringen (Pareto).
Abläufe in der Bearbeitungskette (Wertschöpfung) sind eindeutig zu klären und richtig zu koordinieren im Hinblick auf die beiden Schwerpunkte:
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit vieler Fachrichtungen
- Effiziente Projektarbeit mit der Möglichkeit hoher Wertschöpfung
Jedes Projekt ist so zu strukturieren, dass der gesamte Prozess in Einzelprozesse gegliedert und in Abwicklungsphasen geplant, kontrolliert und gesteuert werden kann.
Effiziente Zusammenarbeit der Zukunft wird darin bestehen, Teams so zusammenzustellen, dass ihre Leistungen den gestellten Aufgaben vollkommen angepasst sind und nicht etwa umgekehrt. Für die Abwicklung müssen Teams von Spezialisten, unter der Führung eines erfahrenen Moderators mit – wenn die Aufgabe es verlangt – wechselnden Partnern zusammengestellt werden, die sowohl die geforderten Spezialaufgaben bearbeiten können, als auch wechselnden Managementanforderungen schnell folgen.
Effiziente Projektbearbeitung der Zukunft besteht in der Anwendung von Methoden, die auch große Projekte überschaubar und durchsichtig machen, und die nach den Richtlinien von Qualitäts-Management-Systemen abgewickelt werden.