Prozessmanagement und Prozesssteuerung

Tagungsbericht der Jahrestagung 2012 in Düsseldorf

Bereits zum dritten Mal führte die 1. Wissenschaftliche Vereinigung Projektmanagement in bewährtem Format ihre Jahrestagung durch. Nach Veranstaltungen in Hamburg (2010) und Berlin (2011) fand die diesjährige Tagung zum Thema „Prozessmanagement und Prozesssteuerung“ in Düsseldorf statt.

Am Abend des 23. Mai stand zunächst der informelle Austausch bei gleichzeitiger Versorgung des leiblichen Wohls im Vordergrund. In der Düsseldorfer Kochschule Schalljo trafen sich 20 eingeladene Experten des internationalen Projektmanagements und durften unter Anleitung von Küchenmeister Dieter Schalljo und Walter Volkmann ihre Expertise in praktischer Haute-Cuisine-Anwendung überführen. In entspannter Atmosphäre wurden erste Gespräche zu zentralen Fragen des Tagungsthemas geführt.

Am 24.05.2012 fand die Tagung an zwei weiteren Veranstaltungsorten ihre Fortsetzung. Zunächst traf sich die Expertenrunde im historischen Ambiente von Schloss Eller. Nach einer Einführung zu Projektentwicklung und Geschichte des Schloss Eller von Dr. Heinrich Pröpper, der die Tagung an diesem Ort organisiert hatte, wurde – moderiert vom Präsidenten der Vereinigung, Gerhard Daubendiek – das Thema der Tagung in fünf Fachvorträgen aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet und in lebhaften Diskussionen vertieft.

Den Auftakt machte Univ.-Prof. Dipl.-Ing. Hans Lechner, Leiter des Instituts für Baubetrieb und Bauwirtschaft der TU Graz, der die neuen Leistungsbilder der HOAI 2013 und deren Auswirkungen auf die Projektabwicklung erläuterte. Die Leistungsbilder entstanden in einem beispielgebenden Prozess, in dem über ein Jahr lang in 5 Arbeitsgruppen unter Beteiligung von zahlreichen Experten aus den unterschiedlichsten Teilbereichen die Leistungsbild-Texte aus dem aktuellen Arbeitsbedarf heraus neu aufgestellt bzw. fortgeschrieben wurden. Lechner erläuterte die wesentlichen Neuerungen en détail und schrittweise für alle relevanten Gewerke, Leistungsbilder und -phasen. Die bisherigen Leistungsbilder, die im Zeitraum zwischen 1975 und 2009 kaum verändert wurden, wurden für die HOAI 2013 umfangreich fortgeschrieben, wobei Projekte ab etwa 5 Mio. besser dargestellt werden. Lechner wies darauf hin, dass auch diese Version der HOAI es nicht geschafft hat, für kleine, technisch und gestalterisch weniger komplexe Projekte (bis etwa 500.000 €) eine reduzierte Fassung aufzustellen, mit der die Bearbeitung dieser Projektgrößen für Architekten und Auftraggeber angemessen geregelt werden könnte.

Thomas Bachmaier Geschäftsführer der think project! GmbH zeigte in seinem Vortrag „IT-Lösungen als Unterstützung der Projektsteuerung“, in welcher Weise die IT Projekt-Prozesse und Projekt-Kommunikation unterstützen kann. Mit besonderem Blick auf die Projektplattform „think project!“ arbeitete Bachmaier die Unterschiede zu Spezialistensoftware heraus und zeigte, wie mit Hilfe einer leistungsfähigen Projektplattform unternehmensspezifische Lösungen gefunden und unterschiedlichste Anforderungen integriert werden können. Im Hinblick auf das Fokusthema der Tagung erläuterte Bachmaier wie Prozesse abgebildet und verfolgt sowie mit Hilfe verschiedener Projekträume Abläufe zentral und transparent gesteuert werden können. Gleichwohl verwies er warnend auf die Grenzen des Softwareeinsatzes und unterstrich die Bedeutung der persönlichen und direkten Kommunikation im Projektteam und löste damit eine lebendige – und zustimmende – Diskussion aus.

Den nächsten Impuls gab Architekt und Projektmanager Walter Volkmann aus Duisburg mit seinem Beitrag „Prozessmodellierung beim Immobilienmanagement“. An zahlreichen Beispielen aus der Praxis erläuterte Volkmann die Bedeutung der Bedarfsplanung, Zielplanung, Strukturierung und Ablaufplanung im Planungsprozess. Anhand klar strukturierter Ablaufschemata gelingt es, Verfahrensschritte und Vorgehensweisen transparent und nachvollziehbar abzubilden. Gerade hier sieht Volkmann jedoch Defizite in der Ausbildung der Architekten, deren Fokus zu stark auf dem hochbaulichen Entwurf liegt und die Management-Inhalte vernachlässigt.

In einem abschließenden – und deutlichen – Statement plädierte Volkmann dafür, sich zunächst der Denkarbeit im Projekt zu widmen, um frühzeitig die grundlegenden Strukturen zu schaffen, auf deren Basis die weiteren Entscheidungen getroffen werden können. Erst danach empfiehlt er den Einsatz einschlägiger Projektsoftware – und erntete damit große Zustimmung in der anschließenden Diskussion.

In seinem zweiten Vortrag „Übersetzung von Prozessmanagement in die Bauwelt“ hinterfragte Prof. Lechner kritisch bestehende Prozessmanagementmodelle (z.B. Total Quality Management, Asset Management, Kaizen, Six Sigma und weitere) vor dem Hintergrund ihrer Übertragbarkeit in die Bauwelt. Ein grundsätzliches Problem besteht zunächst darin, dass Prozesse per definitionem häufig wiederholte (Teil-)Leistungen mit einem feststehendem In- und Output sind, während Bauprojekte von vielen nur einmal stattfindenden Teilleistungen geprägt sind. Immer dort wo der kreative Beitrag hoch ist, fällt die Identifikation und die Beschreibung einzelner Vorgänge und Prozessen schwer. Da diese Modelle nicht 1:1 auf Projekte der Bauwirtschaft zu übertragen sind, muss der Prozessbegriff zunächst neu definiert werden. Aufbauend auf dieser Erkenntnis entwickelte Lechner ein für die Bauwirtschaft angepasstes Modell, für das er die folgenden Erfolgsfaktoren definiert:

  •  Kommunikation von Strategie, Zielen, Vorgehen,
  •  Einbeziehung aller Geschäftsaktivitäten einer Einheit
  •  Abwendung vom Status Quo
  •  Konzentration auf die wettbewerbskritischen primären Geschäftsprozesse
  •  Reorganisation der sekundären Geschäftsprozesse
  •  multidimensionale Steuerung (zeit, Kundenzufriedenheit, Qualität, Kosten)
  •  permanente Sensibilisierung und Integration der betroffenen Mitarbeiter
  •  kompetente, kooperative und verantwortliche Mitarbeiter
  •  ausreichendes Budget für Umsetzung
  •  Einbindung von Kunden
  • Umsetzung mit Projektmanagement

In einer Art Fahrplan zur Abwicklung von Projekten stellte Lechner die schrittweise, durch die Projektphasen strukturierte Vorgehensweise dar und erläuterte die Vorteile dieser Methodik.

Den Abschluss des intensiven Vormittags bildete ein Vortrag von Prof. Josef Homola, der auf die provokante Frage „Kommunikation in der Immobilienbranche – Wozu?“ eine Reihe humoristischer Antworten fand und dafür sorgte, dass die Vortragsreihe mit einem Lächeln im Gesicht der Tagungsteilnehmer beendet wurde.

Nachmittags fand die Tagung im Büro der Projektentwickler „dieDeveloper“ ihre Fortsetzung: Stefan Mühling und Dr. Heinrich Pröpper präsentierten in direkter Sichtweite der Baustelle das Bauvorhaben „Kö-Bogen“. In prominenter Lage zwischen Berliner Allee, Hofgarten und Königsallee entsteht hier nach Plänen des Architekten Daniel Libeskind eine innovative Gebäudelandschaft, die Konsum, Kultur und Kontemplation beheimaten soll. Mühling erläuterte den schwierigen Prozess der Projektentwicklung und verschaffte den Tagungsteilnehmern einen tiefen Einblick in die Herausforderungen der städtebaulichen Einbindung, des Baustellenmanagements sowie der Baulogistik. Der Kö-Bogen – als ein anschauliches Beispiel für komplexe Entwicklungsphasen, vielschichtige Planungsprozesse und aufwändige Bauabläufe bildete damit einen gelungenen Abschluss der Projektmanagement-Tagung.

Nach diesem Erfolg darf nun mit Spannung erwartet werden, wo und zu welchem Thema die nächste Jahrestagung der 1. Wissenschaftlichen Vereinigung Projektmanagement – die für das Frühjahr 2013 geplant ist – stattfinden wird.